Utilisez un processus clair, fondé sur le consentement d'abord, pour transformer une conversation en personne en notes que les gens peuvent consulter et utiliser.
Réponse rapide
Informez les participants avant l'enregistrement, capturez un son clair, créez un brouillon de transcription, puis vérifiez les noms, les décisions, les propriétaires des actions et les délais par rapport à la source avant de partager. Une transcription vous aide à retrouver la conversation ; il ne remplace pas le jugement ou le consentement.
1. Acceptez d'enregistrer avant le début de la réunion.
Rendre l'enregistrement visible et expliquer son objectif. Suivez les règles de consentement, de confidentialité, de conservation et de lieu de travail qui s'appliquent à votre groupe. Si quelqu'un n'est pas à l'aise avec l'enregistrement, utilisez une alternative convenue telle que des notes manuelles.
2. Capturez un son pouvant être examiné
Placez l'appareil à un endroit où le groupe peut être entendu, réduisez les bruits concurrents lorsque cela est possible et demandez aux intervenants de s'identifier lorsque le groupe n'est pas familier. Une meilleure source audio facilite la révision, mais ne supprime pas le besoin de vérifier la sortie.
3. Transformez l'enregistrement en brouillon de travail.
MeetingNote peut vous aider à transformer les enregistrements en transcriptions, résumés et notes révisables. Commencez par la transcription et les horodatages, puis rédigez un bref compte rendu des décisions, des questions et des suivis.
4. Passez en revue ce qui compte avant de partager.
Vérifiez les noms, numéros, dates, termes spécialisés, décisions, propriétaires et délais des participants par rapport à l'enregistrement. Séparez ce qui a été discuté de ce qui a été convenu. Supprimez le matériel qui ne doit pas être largement distribué.
5. Partagez la version utile
Envoyez un bref résumé avec les décisions et les actions à entreprendre, et gardez la source disponible uniquement aussi longtemps qu'elle est nécessaire selon les règles de conservation de votre équipe. Les participants doivent être en mesure de corriger une erreur significative.
FAQ
Puis-je enregistrer une réunion en personne avec une application de prise de notes IA ? Oui, si l’enregistrement est approprié pour votre réunion et que tout le monde est informé comme requis. Dois-je faire confiance à un résumé de réunion AI sans le consulter ? Non. Traitez-le comme un brouillon et vérifiez les détails importants par rapport à la source.
Flux de travail associé
Pour en savoir plus sur les transcriptions, les résumés et la révision, consultez le guide du logiciel de transcription IA, l'exactitude des notes de réunion liste de contrôle et MeetingNote.
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